Verze dpa-2026-09-27. Účinnost od 1. 10. 2026.
1. Strany a role
Tuto smlouvu podle čl. 28 nařízení (EU) 2016/679 (GDPR) uzavírá zákazník určený v objednávce služby Máňa jako správce a Headers s.r.o., IČO 08496919, DIČ CZ08496919, se sídlem Radniční 133/1, 370 01 České Budějovice 1, jako zpracovatel (Headers). Zápis v obchodním rejstříku: Krajský soud v Českých Budějovicích, oddíl C, vložka 29198. Kontaktem zpracovatele je info@manabot.cz; kontaktem správce je e-mail jeho účtu.
Smlouva je součástí obchodních podmínek a vzniká spolu se smlouvou na službu přijetím obou textů. Řemeslník určuje, proč a v jakém rozsahu zpracovává údaje svých volajících. Headers je zpracovává jeho jménem. Správce odpovídá za zákonnost pokynů, právní základ a splnění informační povinnosti vůči volajícím.
Správce bere na vědomí, že Máňa na začátku hovoru řekne, že je automatická asistentka a že hovor zapisuje. Headers nastaví úvod hovoru tak, aby volající věděl, že mluví s umělou inteligencí a že se hovor zapisuje. Správce informuje volající při získávání údajů o jejich zpracování; vzor informace mu Headers na požádání zašle e-mailem.
Údaje o účtu, fakturách, komunikaci s objednatelem a délce hovorů pro fakturaci minut zpracovává Headers jako samostatný správce. Podrobnosti uvádí část 11 obchodních podmínek; obsah přepisů k fakturaci nepoužívá.
2. Předmět, účel a povaha zpracování
Účelem je přijmout hovor pro řemeslníka, zjistit požadavek, vytvořit přepis a shrnutí, zpřístupnit je v aplikaci a sjednat termín v připojeném kalendáři. Zpracování zahrnuje přenos zvuku v reálném čase, rozpoznání řeči, strukturování údajů, ukládání, vyhledání, zobrazení, předání do kalendáře a výmaz.
Termín zapíšeme do Google kalendáře, který si správce připojil. Poskytovatele kalendáře si správce vybírá sám a ten zpracovává údaje podle smlouvy se správcem. Zápis termínu je předáním na pokyn správce.
Subjekty údajů jsou volající zákazníci a zájemci o služby řemeslníka, případně jejich kontaktní osoby. Údaje zahrnují jméno, telefonní číslo, adresu místa zakázky, popis požadavku, navržený či sjednaný termín, přepis, shrnutí a poznámky hovoru a provozní údaje o hovoru (čas, délka a stav).
Zvuk slouží k vedení hovoru a přepisu; zvukové nahrávky neukládáme. Služba není určena ke sběru zvláštních kategorií údajů podle čl. 9 GDPR ani údajů o odsouzeních podle čl. 10. Pokud je volající přesto sdělí, Headers se správcem zajistí omezení a výmaz nepotřebných údajů.
3. Doba zpracování a uchování
Hovory (přepis, shrnutí a poznámky) mažeme automaticky 12 měsíců po hovoru. Údaje zákazníků řemeslníka (jméno a telefon) a minulé rezervace (adresa, popis a termín) mažeme 12 měsíců po poslední aktivitě daného zákazníka, tedy po jeho posledním hovoru nebo termínu, podle toho, co nastalo později. Budoucí potvrzené rezervace ponecháváme, dokud neproběhnou.
Po skončení služby vymažeme hovory, zákazníky a rezervace řemeslníka včetně budoucích potvrzených rezervací do 30 dní. Ve stejné lhůtě anonymizujeme účet řemeslníka včetně IČO a e-mailu pro fakturu. Identifikátor účtu zůstává kvůli auditu; verze a čas souhlasu zůstávají jako doklad.
Archivace hovoru v aplikaci není výmaz a dobu uchování neprodlužuje.
Zpracování trvá od zapojení služby do vrácení nebo výmazu údajů podle této smlouvy. Správce může dát doložený pokyn ke dřívějšímu výmazu. Lhůty osobního dema na veřejném webu upravují zásady soukromí; nejde o dobu uchování běžných zákaznických hovorů.
4. Pokyny správce a mlčenlivost
Doloženými pokyny jsou objednávka, tato smlouva, nastavení služby, potvrzené smazání účtu v aplikaci a další ověřené písemné pokyny správce. Headers zpracovává údaje jen podle těchto pokynů, včetně předání mimo EHP. Pokud zpracování ukládá právo EU nebo členského státu, sdělí Headers správci tuto povinnost předem, ledaže to právo zakazuje z důvodu veřejného zájmu.
Pokud pokyn podle názoru Headers porušuje GDPR nebo jiné předpisy o ochraně údajů, Headers správce neprodleně upozorní a sporné zpracování pozastaví do vyjasnění. Údaje volajících nepoužije pro vlastní účely, včetně reklamy, vývoje produktu nebo trénování modelů.
Headers smí číst přepisy a údaje hovorů pouze v nezbytném rozsahu pro poskytnutí služby tomuto správci, podporu a řešení chyb, na doložený pokyn nebo se souhlasem správce. Přijetím této smlouvy správce nedává svolení k použití přepisů pro vlastní účely Headers.
Přístup k údajům mají pouze pověřené osoby v potřebném rozsahu. Headers zajistí jejich smluvní nebo zákonnou mlčenlivost, poučení o ochraně údajů a odebrání přístupu po skončení oprávnění. Mlčenlivost trvá i po skončení spolupráce.
5. Technická a organizační opatření
Aplikace ověřuje přihlášení a omezuje přístup k hovorům na přihlášeného řemeslníka. Přihlašování omezuje opakované pokusy. Spojení s webem a aplikací šifrujeme; ověřujeme původ příchozích zpráv hlasové služby.
Uložené přístupové údaje k připojenému Google kalendáři šifrujeme. Službu a databázi provozujeme u dodavatele hostingu v EU.
Headers udržuje opatření přiměřená rizikům podle čl. 32 GDPR: správu oprávnění, ochranu tajných klíčů, řešení incidentů, dostupnost a obnovitelnost údajů a pravidelné ověřování účinnosti ochrany.
6. Podzpracovatelé a předání mimo EHP
Správce uděluje obecné písemné povolení zapojit podzpracovatele v rozsahu potřebném pro poskytování služby. Jde o dodavatele telefonního spojení, hlasové umělé inteligence, hostingu v EU a hostingu webu a aplikace. Headers jim uloží nejméně stejné povinnosti ochrany údajů, jaké ukládá tato smlouva, a vůči správci odpovídá za plnění jejich povinností.
Aktuální seznam podzpracovatelů uvidíte v registraci na app.manabot.cz po ověření telefonu SMS kódem, přímo u souhlasu. Po přihlášení je kdykoli v nastavení aplikace. U každého podzpracovatele uvádí jméno, účel, místo zpracování a záruky předání. Na požádání vám ho pošleme e-mailem, napište na info@manabot.cz.
Změnu nebo přidání podzpracovatele oznámí Headers správci e-mailem alespoň 30 dní předem. Správce může v této lhůtě vznést odůvodněnou námitku kvůli ochraně údajů. Pokud nenajdeme řešení, může před zapojením nového dodavatele ukončit dotčenou službu bez sankce; nevyužité předplatné vrátíme. Do vyřešení námitky novému dodavateli údaje správce nepředáme.
Dodavatelé telefonního spojení, hlasové umělé inteligence a hostingu webu a aplikace zpracovávají údaje i v USA. Dodavatel hostingu v EU má přístup podpory ze Spojeného království. Předání do USA se opírá o standardní smluvní doložky Evropské komise, u dodavatelů zapojených do EU-US Data Privacy Framework o rozhodnutí Komise o odpovídající ochraně. Pro Spojené království platí rozhodnutí Komise o odpovídající ochraně. Při předání dodržíme podmínky kapitoly V GDPR včetně posouzení předání a případných dalších opatření. Kopii záruk pošleme správci na požádání na info@manabot.cz.
7. Porušení zabezpečení osobních údajů
Headers oznámí správci porušení zabezpečení osobních údajů bez zbytečného odkladu, nejpozději do 48 hodin od okamžiku, kdy se o něm dozví, na e-mail správce. Nečeká na uzavření šetření; chybějící informace doplňuje průběžně.
Oznámení obsahuje dostupné údaje o povaze porušení, kategoriích a přibližném počtu dotčených osob a záznamů, možných důsledcích, přijatých či navržených opatřeních a kontaktu pro další informace. Headers incident zdokumentuje, zajistí nápravu a pomůže správci posoudit oznámení ÚOOÚ a dotčeným osobám. O povinnostech správce rozhoduje správce; lhůta Headers nenahrazuje zákonnou lhůtu správce.
8. Součinnost a práva subjektů údajů
S ohledem na povahu zpracování pomůže Headers vhodnými opatřeními správci vyřídit přístup, opravu, výmaz, omezení, přenositelnost a námitky podle GDPR. Žádost volajícího předá správci bez zbytečného odkladu; sám o ní nerozhodne bez jeho pokynu, pokud mu to neukládá zákon.
Headers poskytne dostupné informace a součinnost pro zabezpečení, oznámení incidentů, posouzení vlivu a předchozí konzultaci s dozorovým úřadem podle čl. 32 až 36 GDPR. Správce poskytne potřebné údaje a pokyny tak, aby strany mohly dodržet zákonné lhůty.
9. Vrácení a výmaz po skončení služby
Po skončení služby Headers podle volby správce údaje vymaže, nebo je na jeho žádost vrátí a vymaže své kopie. Žádost o vrácení vyřídí individuálně; bezpečný způsob předání dohodne se správcem. Správce sdělí volbu nejpozději do 20 dní po skončení služby. Bez žádosti o vrácení Headers údaje vymaže. Údaje vrátí před výmazem; výmaz zajistí do 30 dní po skončení služby.
Správce může kdykoli smazat účet v mobilní aplikaci nebo na webu app.manabot.cz. Před potvrzením mu aplikace ukáže rozsah výmazu, výjimky a lhůty; potvrzení ověří novým SMS kódem. Potvrzení je doloženým pokynem správce ke smazání celého jeho prostoru: účtu, hovorů, přepisů, shrnutí a poznámek, zákazníků a rezervací včetně budoucích, tedy i údajů volajících. Služba skončí přijetím žádosti. Potvrzení ruší i dříve podanou žádost o vrácení údajů.
Headers začne mazat hned po přípravě podkladů pro podzpracovatele a celý výmaz včetně podzpracovatelů vyřídí do 30 dní od přijetí žádosti. Podzpracovatelům předá žádost o výmaz a eviduje jejich potvrzení. U dodavatele hlasové umělé inteligence mohou údaje zaniknout až do 30 dní. Výmaz označí za dokončený, až když je u každého podzpracovatele i v zálohách doložený výmaz, nebo eviduje doložený důvod, proč ho provést nejde; případné překážky dořeší jednotlivě. Stav a výsledek výmazu může správce 90 dní ověřit na zařízení, na kterém účet smazal.
Databázi zálohujeme denně a zálohy uchováváme 14 dní. Smazané údaje ze záloh zmizí nejpozději 14 dní po výmazu; do té doby je použijeme jen k obnově po havárii.
Uchování a výmaz údajů u dodavatelů telefonního spojení a hlasové umělé inteligence se řídí jejich podmínkami. Nahrávání hovorů u nich nezapínáme.
Do výmazu Headers údaje oddělí od běžného provozu a použije jen pro vrácení či výmaz. Pokud uchování ukládá právo EU nebo členského státu, sdělí správci právní důvod a dobu, omezí další použití a vymaže údaje po zániku této povinnosti.
Na žádost správce Headers potvrdí dokončení výmazu. Záznamy, které si správce sám ponechá ve vlastním kalendáři, spravuje a maže správce. Odpojení kalendáře samo tyto záznamy neodstraní.
Při smazání účtu Headers smaže v Google kalendáři správce události, které vytvořila Máňa a u kterých má doložený kalendář a identifikátor události, včetně budoucích a později upravených. Jiné události nemění. Starší termíny bez těchto údajů mohou v kalendáři zůstat; spravuje a maže je správce. Uložený přístup ke kalendáři Headers smaže po vyřízení těchto událostí, nejpozději 35. den od přijetí žádosti.
10. Informace a audit
Headers poskytne správci všechny informace potřebné k doložení souladu s čl. 28 GDPR a umožní audity včetně inspekcí, které provede správce nebo jím pověřený nezávislý auditor. K auditu poskytne součinnost.
Audit oznámí správce 30 dní předem, nejvýše jednou ročně, mimo případ incidentu nebo pokynu úřadu. Náklady auditu nese správce. Při auditu strany chrání údaje ostatních zákazníků a obchodní tajemství. Zjištěné nedostatky Headers odstraní bez zbytečného odkladu podle jejich závažnosti.
11. Odpovědnost, účinnost a verze
Každá strana odpovídá za své povinnosti podle GDPR a této smlouvy. Odpovědnost vůči subjektům údajů, pravomoci úřadů ani nároky podle čl. 82 GDPR tato smlouva neomezuje. Na vzájemné smluvní nároky stran se použijí VOP pouze v rozsahu dovoleném právem; zákonná odpovědnost za podzpracovatele zůstává zachována.
V otázkách zpracování osobních údajů má tato smlouva přednost před VOP. Platí právo České republiky. Datum účinnosti a verze jsou v záhlaví; přijatou verzi uložíme spolu s objednávkou. Povinnosti chránit a vymazat údaje a zachovat mlčenlivost trvají do jejich splnění i po skončení služby.
Kontakt
Headers s.r.o., IČO 08496919
Radniční 133/1, 370 01 České Budějovice 1
Zápis v obchodním rejstříku: Krajský soud v Českých Budějovicích, oddíl C, vložka 29198
info@manabot.cz